AIを業務に生かすには？最初に確認したい「困っている仕事」
AIを業務に取り入れたいものの、何から始めればよいかわからない方へ。 最初に確認すべき仕事の困りごとと、失敗しにくい始め方を解説します。
Executive Summary
- AI導入はツール選びから始めません。
- 最初に、困っている仕事を探します。
- 時間がかかる仕事を見える化します。
- 小さく試せる仕事を一つ選びます。
- 判断と確認は人が担当します。
AIを使っているのに、仕事が変わらない理由
AIを使ったほうがよいと言われても、実際には何をすればよいのかわからない。 とりあえず文章を作らせたり、検索の代わりに使ったりしているものの、 会社の仕事はあまり変わっていない。 そのような状況は珍しくありません。
本稿では、AIツールの機能ではなく、 日々の仕事の中から「AIを試す場所」を見つける方法を扱います。 作業時間、繰り返し回数、負担感の三つで仕事を見直し、 小さく試せる業務を一つ選びます。
ここが決まれば、専門知識がなくても、 AI活用の第一歩を踏み出せます。
1．AI活用が調べもので止まる理由
「うちの会社でもAIを使えないだろうか」
そう考えて、経営者や担当者が生成AIを使い始めます。 最初は質問への回答がすぐに返ってくるため、 便利さを感じます。
ところが、しばらくすると、 次のような状態になりがちです。
- 思いついたときだけ質問する
- インターネット検索の代わりに使う
- メールや文章をたまに作らせる
- 社内のほかの人はほとんど使わない
- 効果を数字で説明できない
これは、AIの使い方が悪いからではありません。
「どの仕事を、どう改善したいのか」が決まっていないことが原因です。
AIの導入目的として、中小企業では 「業務効率化・作業時間の短縮」が多く挙げられています。
まずは売上を大きく伸ばすことよりも、 時間のかかる身近な仕事を改善するほうが、 成果を確認しやすくなります。
AIを導入すること自体を目的にせず、 「今より楽にしたい仕事は何か」を決めることが、 最初の一歩です。
2．最初に見つけたい三つの仕事
AIを試す候補は、 次の三つの視点から探します。
何度も繰り返している仕事
毎日、毎週、毎月、 同じように行っている作業です。
例えば、次のような仕事があります。
- 定型メールの作成
- 会議内容の整理
- 日報や報告書の作成
- 求人文章の作成
- 商品説明文の作成
- お客様からの質問への回答案作成
一回10分の作業でも、 毎日繰り返せば大きな時間になります。
例えば、一日10分かかる作業を 月に20日行っている場合、 一か月で約200分かかります。
一つひとつは小さな作業でも、 繰り返し回数が多い仕事は、 AI活用の効果を確認しやすい候補です。
白紙から考えている仕事
「何を書けばよいかわからない」と、 毎回悩む仕事です。
例えば、次のような仕事があります。
- お客様への案内文
- 営業メール
- 社内通知
- 企画書の構成
- ブログ記事
- SNS投稿
- 求人原稿
- 商品やサービスの説明文
文章を書く時間よりも、 最初の一文を考える時間のほうが長いこともあります。
AIは、完成品をそのまま出す機械というより、 最初の案を作る補助役として使うと効果的です。
何もない状態から考えるのではなく、 AIが作った下書きを見ながら、 自社に合う表現へ直していきます。
情報を探して整理している仕事
複数の資料を確認し、 必要な部分を抜き出したり、 比較したりする仕事です。
例えば、次のような仕事があります。
- 会議メモから決定事項を抜き出す
- 長い資料の要点をまとめる
- 複数の意見を項目ごとに分ける
- お客様からの質問を種類別に整理する
- アンケート回答を分類する
- 社内資料を初心者向けに書き直す
AIは、文章の要点を整理したり、 分類案を作ったりする補助に使えます。
ただし、AIの回答には 間違いや抜けが含まれる可能性があります。
重要な情報は、元の資料や公的機関の情報で 必ず確認する必要があります。
3．AIに任せやすい部分と任せにくい部分
一つの業務を、 すべてAIに任せる必要はありません。
むしろ、仕事の一部分だけを手伝わせるほうが、 安全で始めやすくなります。
例えば、お客様への返信には、 次のような工程があります。
- 問い合わせ内容を読む
- お客様が何を求めているか判断する
- 返信案を作る
- 内容に誤りがないか確認する
- 送信する
この中でAIに任せやすいのは、 「問い合わせ内容の整理」と 「返信案の作成」です。
一方で、次のような部分は、 人が判断する必要があります。
- 値引きをしてよいか
- 返品や返金に応じるか
- 契約内容をどう説明するか
- 苦情へどのように対応するか
- 相手の気持ちにどう配慮するか
- 会社としてどのような責任を負うか
AIは文章を作ることはできますが、 会社として責任を取ることはできません。
仕事を丸ごとAIに渡すのではなく、 下書き、整理、案出しなど、 人が確認できる部分を手伝わせることが大切です。
AIに任せやすい仕事
- 文章の下書き
- 要点の整理
- 案の洗い出し
- 項目ごとの分類
- 表現の言い換え
- 文章を短くまとめる作業
人が担当すべき仕事
- 最終的な判断
- 事実確認
- 金額や日付の確認
- 契約や法律に関わる判断
- 相手との関係を考えた対応
- 社外へ出す内容の最終確認
4．今週できる最初の一歩
まず、紙や表計算ソフトに、 次の三項目を書き出してください。
| 仕事 | かかる時間 | 困っていること |
|---|---|---|
| 会議後の議事録 | 60分 | 整理に時間がかかる |
| お客様への返信 | 1件15分 | 表現を考えるのが大変 |
| 求人原稿の作成 | 120分 | 毎回白紙から考えている |
| 社内通知の作成 | 30分 | わかりやすい文章に直すのが難しい |
| 日報の確認 | 毎日20分 | 重要な内容を探すのに時間がかかる |
この中から、 次の条件に合う仕事を一つ選びます。
- 毎週または毎月発生する
- 文章作成や情報整理が中心である
- AIが間違えても人が確認できる
- 個人情報や重要な機密情報を含まない
- 作業前後の時間を比べられる
最初から全社で始める必要はありません。
まず一人が、一つの仕事で試します。
その作業に以前は何分かかっていたか、 AIを使った後は何分になったかを記録してください。
例えば、会議メモの整理に60分かかっていた作業が、 AIを使うことで40分になった場合、 20分の時間短縮です。
ただし、時間だけでなく、 次の点も確認してください。
- 内容の間違いが増えていないか
- 確認作業に時間がかかりすぎていないか
- 担当者の負担が軽くなったか
- ほかの人でも同じ方法を使えそうか
- 費用に見合う効果があるか
AIを使ったという事実ではなく、 仕事が実際に楽になったかどうかで判断します。
AIへ入力してはいけない情報
AIを試すときは、 入力する情報にも注意が必要です。
特に、次のような情報は、 安易に入力しないでください。
- お客様の氏名、住所、電話番号、メールアドレス
- 従業員の個人情報
- 未公開の売上や利益の情報
- 取引先との契約内容
- 社内だけで使っているパスワード
- 自社独自の技術や製造方法
- 公開前の商品やサービスの情報
- 取引先から預かっている秘密情報
利用するAIサービスによって、 入力した情報の扱いや保存方法は異なります。
会社で使う場合は、 利用規約や設定を確認し、 入力してよい情報と入力してはいけない情報を 先に決めておきましょう。
まとめ＋要約
- AI導入は、便利なツールを選ぶことから始めるものではありません。
- 最初に、時間や手間がかかる仕事を見つけます。
- 繰り返す仕事、白紙から考える仕事、情報を整理する仕事が候補です。
- 業務全体ではなく、下書きや整理などの一部分だけAIに任せます。
- AIの回答は、人が確認してから業務に使います。
次の一手： 今週の仕事から「時間がかかる作業」を三つ書き出してください。
よくある質問
Q1．無料のAIから始めてもよいですか？
操作方法や基本的な使い方を試す目的であれば、 無料のサービスから始めることもできます。
ただし、会社名、顧客情報、未公開の売上情報、 契約内容、社内の秘密情報などは入力しないでください。
業務で継続的に使う場合は、 入力した情報の扱い、管理機能、利用規約、 利用者の設定方法などを確認する必要があります。
Q2．パソコンが苦手でも使えますか？
文章を入力できれば、 基本的な生成AIを使うことは可能です。
最初は、 「この文章をわかりやすくしてください」 「この文章を200字以内にまとめてください」 など、短い指示から始めるとよいでしょう。
一度で完璧な回答を求めず、 「もう少し短くしてください」 「専門用語を減らしてください」と追加で伝えることで、 回答を調整できます。
Q3．すぐに費用をかけるべきですか？
最初から高額なシステムを導入する必要はありません。
まずは一人、一つの仕事で試し、 作業時間や負担がどの程度減ったかを確認します。
効果が確認できてから、 必要な機能、利用人数、管理方法、 毎月かけられる費用を判断してください。
Q4．社員全員に一度に使ってもらうべきですか？
最初から全員に広げる必要はありません。
一人または少人数で試し、 どの仕事で役立ったか、 どのような注意が必要だったかを整理します。
成功した使い方と確認手順をまとめてから、 ほかの担当者へ少しずつ広げるほうが安全です。
Q5．AIが作った文章はそのまま使えますか？
そのまま使うのではなく、 必ず人が内容を確認してください。
特に、日付、金額、人名、会社名、商品名、 法律や制度に関する説明は注意が必要です。
また、文章として間違っていなくても、 自社の考え方や相手との関係に合わない場合があります。 最後は、自社の言葉に整えてから使いましょう。
