BCPや社内マニュアルを作ると、がんじがらめになる？決めないままにしておくリスクを考える
「BCPや社内のルールを作ったら、そのとおりに動かなければならなくなるのでは？」
「うちは小さい会社だから、その場で相談して決めたほうが早いと思う」
規程やマニュアルの整備について、このような不安を感じる経営者や個人事業主の方もいるのではないでしょうか。
書類が増え、確認や承認の手間ばかりかかるようになれば、現場が動きにくくなるのは確かです。実際の仕事に合わないルールなら、作り方や運用を見直す必要があります。
一方で、何も決まっていない状態にもリスクがあります。責任者と連絡が取れないとき、担当者が休んだとき、災害で普段の仕事ができなくなったとき。「誰かが決めるだろう」と待っている間に、必要な対応が遅れるかもしれません。
大切なのは、判断の基準や担当を共有し、状況に応じて動ける仕組みをつくることです。
5日間のシリーズでは、BCPや社内規程、マニュアルを、事業と働く人を支える仕組みとして考えていきます。Day1は、「なぜ決めておくのか」という基本から整理します。
最初に押さえておきたい5つのポイント
- BCPは、緊急時にも重要な事業を続け、早期に復旧するための計画です。
- 何も決まっていない状態では、判断待ちや対応漏れが起きるおそれがあります。
- BCP、社内規程、マニュアルは役割が異なり、変更や例外の扱いも同じではありません。
- 担当者だけでなく、判断する人と、その人が不在の場合の代わりも決めておきます。
- 策定した後も、訓練や業務の変化、法改正などを踏まえて見直します。
この記事で考えたい問いは、「責任者がすぐに判断できない場面でも、自社は何を優先し、誰が動くかを説明できるか」です。
1．「決めると動きにくくなる」という心配には理由があります
ルールを作ることに抵抗を感じるのは、不自然なことではありません。
たとえば、次のような運用を経験していれば、「また仕事が増えるのでは」と思うでしょう。
- 小さな判断にも承認が必要で、仕事が止まる。
- 現場で使わない書類の作成だけが増える。
- 実態に合わない手順が、修正されずに残る。
- 目的が説明されず、「決まりだから」と言われる。
- 状況に合わせた判断をした人が、理由を聞かれずに責められる。
このような状態なら、見直すべきはルールの内容や運用方法です。
ただし、使いにくいルールがあることを理由に、「何も決めないほうがよい」と結論づける前に、決まっていない場合の負担も考えてみましょう。
2．決まっていないと、判断ができる人に仕事が集まる
普段は、経営者やベテランの判断によって仕事が進んでいる会社もあります。
人数が少なく、毎日顔を合わせる職場では、それで十分に見えるかもしれません。しかし、判断の基準が共有されていなければ、その人が不在になった途端に仕事が止まるおそれがあります。
次のような場面を考えてみてください。
- 停電が起きたが、営業を止めるかどうか誰も決められない。
- 社長と連絡が取れず、取引先への説明ができない。
- 担当者が急に休み、必要な情報の保管場所が分からない。
- 複数の仕事が同時に止まり、何から再開すべきか決まらない。
何も決まっていない職場では、従業員が判断をためらう場合もあれば、人によって違う対応をする場合もあります。
自由に任せているつもりが、実際には判断の責任と不安を現場に預けていることもあるのです。
3．そもそもBCPは、何のために作るもの？
BCPは「事業継続計画」のことです。
中小企業庁では、災害などの緊急事態に遭ったとき、事業への損害を抑えながら、中核となる事業を継続したり、早期に復旧したりするための計画として説明しています。
考える内容には、たとえば次のようなものがあります。
- まず人の安全をどう確保するか。
- 止めると影響が大きい事業や業務は何か。
- 必要な人、設備、情報などが使えないときにどうするか。
- 誰が判断し、誰に連絡するか。
- 復旧に必要な準備を、平常時にどう進めるか。
詳しくは、中小企業庁「BCP（事業継続計画）とは」で確認できます。
「すべてを普段どおりに続ける」とは限りません
災害時には、人や設備などが足りず、通常どおりの仕事が難しくなる場合があります。
そのときに、何を優先し、何を一時的に止め、どのような代替方法を使うかを考えておくことが役立ちます。
私が大切だと考えるのは、無理な継続を現場に求めることではなく、限られた条件でも判断できるように備えることです。
4．BCP・社内規程・マニュアルは、同じものではありません
「社内で決める文書」として一緒に扱われがちですが、文書ごとに役割があります。一般的な整理として、次のように考えると分かりやすくなります。
| 文書 | 主な役割 | 注意したいこと |
|---|---|---|
| BCP | 緊急時の優先事項、継続・復旧の方針、体制や代替手段を整理する。 | 想定と実際の状況が異なる場合の判断方法も考える。 |
| 社内規程 | 組織として守る基準、権限、手続きなどを定める。 | 法令や労働条件などに関わるものは、変更方法にも確認が必要。 |
| マニュアル | 具体的な仕事や対応の進め方を共有する。 | 現場で実行できるか、分かりやすいかを確かめる。 |
実際の名称や構成は会社によって異なります。重要なのは、何のための文書で、誰が使い、何を守る必要があるのかを明確にすることです。
特に、就業規則など労働条件に関わる規程は、「実態に合わないから」と経営者が自由に変更してよいわけではありません。内容に応じて、法令上の要件や必要な手続きを確認します。
5．計画どおりにできないときの判断も、あらかじめ考える
「BCPを作ったら、災害時にも必ず書いてあるとおりにしなければいけないのでは？」という不安もあります。
しかし、実際の災害では、予定していた場所が使えない、連絡手段が途絶えるなど、前提が変わる可能性があります。
そのため、計画には手順だけでなく、判断の目的や優先事項、代わりに判断する人、代替手段も整理しておくことが大切です。
予定した集合場所が使えない場合を考える
たとえば、説明のための架空の場面として、BCPに記載した集合場所が浸水している状況を考えてみましょう。
その場所へ向かうことだけを優先すれば、危険が増すおそれがあります。
この場合に備えて、代わりの場所や連絡方法、移動が危険な場合の行動を考えておけば、現場は判断しやすくなります。
一方で、「状況に応じて自由に変えてよい」とだけ書けば、再び判断が曖昧になります。
何を優先し、誰が判断し、判断後にどう共有するかまで決めることが、柔軟に対応するための備えになります。
なお、緊急時の判断であっても、法令上の義務や契約上の問題を自由に省略できるという意味ではありません。文書の性質や対応内容に応じた確認が必要です。
6．誰が推進するのかが決まると、話が進みやすくなる
「BCPは必要だと思うけれど、まだ作っていない」という場合、忙しさに加えて、誰が進めるか決まっていないことも考えられます。
策定が進まない理由としては、次のようなものがあり得ます。
- 最初から完成度の高いものを作ろうとしている。
- 現場の仕事を知らない人だけで作ろうとしている。
- 経営者と担当者の役割が曖昧になっている。
- 確認や打ち合わせの時間を確保していない。
- 作った後の運用まで考えると、負担が大きく感じられる。
まずは、作業を進める人、経営上の判断をする人、現場の情報を出す人を整理しましょう。
小さな会社では同じ人が兼ねることもあります。それでも役割を書き分けることで、何が止まっているのかを確認しやすくなります。
中小企業庁の指針も、経営者と従業員が関わりながら策定し、日常的に運用していくことを前提にしています。
7．作ったら終わりではなく、使いながら直していく
BCPは、策定した時点の人員、設備、取引、業務の進め方などを踏まえた計画です。
担当者が替わる、事務所が移転する、利用するシステムが変わる。そうした変化があれば、連絡先や対応方法も確認する必要があります。
内閣府は、方針や計画の策定、運用、教育訓練、点検、経営層による見直しを繰り返す、継続的な改善の考え方を示しています。
詳しくは、内閣府「事業継続 初めての方へ」をご覧ください。
社内規程やマニュアルも、古いままでよいわけではありません。ただし、改定に必要な確認や手続きは、文書ごとに異なります。
直した内容が、使う人に届くところまで確認する
文書を更新しても、現場で古い版が使われ続けていたら、対応が食い違うおそれがあります。
誰が更新するか、誰が承認するか、どこに最新版を置くか、関係者へどう伝えるかも整理しましょう。
「改定した」という記録に加えて、使う人が変更内容を理解しているかが大切です。
8．法改正を知らないままにしない仕組みも必要
規程やマニュアルの見直しでは、自社の変化だけでなく、関係する法令や制度の変更も確認します。
ここで注意したいのは、「BCPだから、すべての事業者に同じ義務がある」と考えないことです。業種やサービス、適用される制度によって、必要な内容や確認事項は異なります。
また、BCPの見直しと一緒に、労務管理や個人情報の取扱いなど、別の分野の規程を確認する必要が生じる場合もあります。
経営者がすべてを暗記するのではなく、公的機関や業界団体、顧問の専門家などから情報を得て、自社への影響を確認する人を決めておきましょう。
「誰かが気づくだろう」という状態を減らすことが、制度変更への備えになります。
9．今日、最初に話し合いたい3つのこと
Day1では、次の3つから確認してみてください。
① 判断できる人が不在なら、誰が代わるか
経営者や担当者と連絡が取れない場面を考えます。代わりの人だけでなく、どこまで判断できるかも確認しましょう。
② 仕事が同時に止まったら、何を優先するか
人の安全を前提に、継続や復旧を優先したい業務と、その理由を話し合います。すべてを同時に再開できる前提を置かないことが大切です。
③ 既存の文書を、誰が見直すか
すでにある連絡網、規程、手順書も確認します。古い連絡先や、実態に合わない手順が残っていないかを調べる担当者を決めましょう。
この3点だけでBCPや規程の整備が完了するわけではありません。自社の課題を具体化するための出発点です。
よくある質問
Q1．少人数の会社でもBCPは役に立ちますか？
少人数の職場でも、特定の人や設備、情報が使えなくなると、仕事が止まる場合があります。自社の規模や業務に合わせて、優先する仕事や代替手段を考えることが役立ちます。
Q2．一人で事業をしている場合も、考える必要がありますか？
自分が動けない場合、顧客への連絡や必要な情報の管理をどうするかなど、考えておきたいことがあります。協力先への依頼や情報共有を検討する場合は、契約や個人情報の取扱いにも注意してください。
Q3．BCPを作ったら、書いてある手順を絶対に変えてはいけませんか？
実際の状況が想定と違う場合にも対応できるよう、優先事項、判断権限、代替手段などを整理しておくことが大切です。ただし、法令や契約などの制約まで自由に変更できるわけではありません。
Q4．マニュアルがないほうが、現場の経験を生かせるのでは？
経験を生かすことと、判断の基準を共有することは両立できます。経験者が何を確認して判断しているかを言葉にすると、別の人も動きやすくなります。
Q5．最初から完璧な計画を作るべきですか？
BCPは運用や訓練を通じて改善していくことが重要です。ただし、業種や制度により必要な要件がある場合は、その確認が必要です。不完全でも何でもよいという意味ではなく、不足を把握して改善につなげましょう。
まとめ＋要約
- ルールが使いにくい場合は、内容や運用を見直す必要があります。
- 何も決まっていない状態にも、判断待ち、対応漏れ、特定の人への負担集中などのリスクがあります。
- BCP、社内規程、マニュアルは、それぞれの目的と変更の扱いを区別します。
- 優先事項、判断する人、代替手段を共有することで、状況に応じた対応を支えられます。
- 策定後も、訓練や業務の変化、法改正などを踏まえて見直し、関係者に伝えましょう。
「決めると動けなくなるのでは」という不安は、ルールの作り方を考える大切な視点です。同時に、「決まっていないために、誰も動けなくなる場面はないか」も確認してみてください。
決めておくことは、従業員に責任を押し付けるためではありません。困ったときに判断できるよう、会社として支えるための備えです。
次回は、決めていないことで生まれる負担を具体的に考えます
Day2では、判断待ちや連絡の重複、担当者への負担集中などが、日常業務や緊急時にどのような影響を与えるかを整理します。文書を作る負担と、決めていないことで生まれる負担を比べながら考えていきましょう。
自社で「決まっていないこと」を、一緒に整理してみませんか。
「BCPを作るほどの規模ではないと思っていた」「社長がいないと判断が止まる」「規程はあるけれど、現場で使われていない」という場合は、現在の仕事と連絡体制を確認することが出発点になります。
事業継続や経営上の備えについて、何から始めるかお困りの方はご相談ください。労働条件や法的な判断を伴う規程については、社会保険労務士や弁護士など、内容に合った専門家への確認も進めましょう。
参考資料
※本記事は、2026年10月25日時点で確認した公的資料に基づく一般的な情報です。掲載した場面や運用方法は説明のための例です。BCPや規程に関する義務、改定手続き、具体的な対応は、業種、適用される法令・制度、契約などによって異なるため、必要に応じて最新情報と専門家への確認を行ってください。
