地震や大規模災害が起きると、 従業員の安全、建物、設備、電気、通信、 物流、取引先などへ同時に影響が出る可能性があります。

災害直後は、限られた人数と情報の中で、 避難するのか、待機するのか、 会社を休業するのか、 どの仕事から再開するのかを判断しなければなりません。

平常時に何も決めていなければ、 経営者や総務担当者に判断が集中します。 連絡や対応が遅れ、 従業員や顧客へ不安を与えることもあります。

一方で、事前にすべての状況を予測することもできません。 そのため、防災計画は、 どのような災害でも迷わない完璧な答えを作るものではなく、 判断の順番と担当者を決めるものと考えてください。

90日計画では、 最初の30日で命を守る準備を行い、 次の30日で仕事を守る準備を行い、 最後の30日で実際に動けるかを確認します。

90日防災計画の全体像

BCPは何のために作るのか

BCPとは、 災害や事故などが起きたときに、 重要な仕事を続けたり、 中断した仕事を早く再開したりするための計画です。

日本語では、 「事業継続計画」と呼ばれます。

しかし、言葉を覚えることよりも、 次の四つを決めておくことが重要です。

1. 誰の命と安全を守るか
2. 何の仕事を優先するか
3. 誰が判断するか
4. 何が使えない場合にどうするか

例えば、 社長だけが顧客情報を持っている会社では、 社長と連絡が取れないと顧客対応が止まります。

一台の機械だけで製造している会社では、 その機械が壊れると生産が止まります。

一つの仕入先だけから材料を買っている会社では、 その仕入先が被災すると商品を作れなくなります。

BCPでは、こうした弱い部分を見つけ、 代わりの方法や判断手順を準備します。

始める前に経営者が決める三つのこと

防災担当者を決めても、 経営者の関与がなければ、 予算や社内ルールを変更できず、 対策が途中で止まることがあります。

90日計画を始める前に、 経営者が次の三つを決めてください。

小規模な会社では、 一人が複数の役割を持っても構いません。

ただし、責任者が不在の場合に備えて、 代理となる人も決めてください。

1週目：会社の危険箇所を確認する

まず、経営者、総務担当者、 現場責任者など二人以上で、 会社の中と周辺を確認します。

一人で見ると、 普段から見慣れている危険を 見落とすことがあります。

室内で確認する場所

• 背の高い棚や書庫が固定されている
• 棚の上に重い物を置いていない
• 複合機や大型機器の移動防止をしている
• 窓ガラスや照明の落下対策をしている
• 通路や非常口を物がふさいでいない
• 消火器の場所と使用期限を確認している
• 机の下など頭を守れる場所がある
• 割れたガラスに備えた靴や履物がある

建物周辺で確認する場所

• 看板や外壁の落下が心配な場所を確認している
• 古いブロック塀の近くを避ける経路がある
• 避難場所までの道を確認している
• 津波、土砂災害、火災などの地域リスクを確認している
• 建物管理者の避難ルールを確認している

危険を見つけたら、 すぐ直せるものと、 費用や工事が必要なものに分けます。

2週目：安否確認と緊急連絡を整える

地震発生後に、 従業員一人ひとりへ電話をかける方法だけでは、 通信が混雑したときに確認が進まない可能性があります。

電話、メール、社内チャット、 安否確認サービス、災害用伝言サービスなど、 複数の方法を用意します。

安否確認で決める内容

• どの程度の地震や災害で確認を始めるか
• 最初に使う連絡手段は何か
• 使えない場合の第二手段は何か
• 誰が返信を集計するか
• 返信がない人へ誰が連絡するか
• いつまでに状況を経営者へ報告するか

最初の報告は簡単にする

災害直後から詳しい説明を求めると、 従業員の負担が大きくなります。

最初は、本人の安全、現在地、 家族対応の必要性、業務対応の可否に絞ります。

個人の電話番号や健康に関する情報を扱う場合は、 利用目的、保管場所、閲覧できる人を明確にします。

3週目：避難、待機、帰宅の基準を決める

大きな地震が発生したとき、 従業員をすぐ帰宅させることが 必ず安全とは限りません。

交通機関が止まり、 道路や駅が混雑している状態では、 一斉に移動することで危険が増す場合があります。

一方で、建物に損傷がある、 周辺で火災が発生している、 津波や土砂災害の危険がある場合は、 建物内にとどまることが危険です。

そのため、 一律に帰宅または待機と決めるのではなく、 判断項目と責任者を決めます。

4週目：最低限の備蓄と緊急用品をそろえる

従業員が会社内で待機する可能性がある場合は、 水、食料、携帯トイレ、毛布、 明かり、情報収集手段などを準備します。

すべてを一度に購入する必要はありません。 まず人数を確認し、 命と衛生に関わる物から優先します。

優先して用意する物

• 飲料水
• 加熱せずに食べられる食料
• 携帯トイレ
• トイレットペーパー
• 救急用品
• 懐中電灯やランタン
• ラジオ
• モバイルバッテリー
• 予備電池
• 毛布や保温シート
• マスク、消毒用品、使い捨て手袋

備蓄品の購入後は、 数量、保管場所、期限、管理担当者を記録します。

倉庫の奥など一か所にまとめると、 扉が開かない場合や、 その場所へ近づけない場合に使えなくなります。

可能であれば、 各階や複数の場所へ分けて保管します。

5週目：重要な仕事を一つから三つに絞る

災害後は、人、設備、通信、材料、 移動手段などが限られる可能性があります。

その中で、 すべての仕事を通常どおり続けようとすると、 本当に重要な業務へ人や物を集中できません。

重要業務を選ぶ質問

• 止まると人の命や安全へ影響する仕事は何か
• 止まると顧客へ大きな損害が出る仕事は何か
• 止まると売上や入金へ大きく影響する仕事は何か
• 法律や契約上、期限を守る必要がある仕事は何か
• 再開までに長い準備が必要な仕事は何か

例えば、製造業では、 重要製品の製造や出荷が該当するかもしれません。

小売業では、 店舗の安全確認、商品管理、 顧客への営業案内が優先される場合があります。

士業や個人事業主では、 期限のある手続き、 顧客からの緊急連絡、 重要データの復旧が優先されることがあります。

6週目：重要業務に必要なものを整理する

重要な仕事を決めたら、 その仕事を続けるために必要なものを整理します。

「担当者がいればできる」と思っていても、 パソコン、専用設備、顧客情報、 仕入先、通信などがなければ、 業務を再開できないことがあります。

代替方法を今すぐ契約する必要はありません。 まず候補と連絡先を調べ、 実際に使える条件を確認しておきます。

7週目：重要なデータと手順を守る

建物や設備が無事でも、 顧客情報や会計データを失うと、 仕事を再開できないことがあります。

まず、失うと困る情報を整理します。

• 顧客情報
• 契約書
• 請求、入金、会計データ
• 設計図や製造データ
• 予約情報
• 従業員情報
• 業務手順書
• 取引先の連絡先

別の場所へバックアップする

パソコンと外付け記録媒体を 同じ事務所内に置いている場合、 同時に失う可能性があります。

クラウドサービス、 別の事業所、 遠隔地の保管先など、 同じ災害で同時に失いにくい場所へ保存します。

復元できることまで確認する

バックアップがあっても、 ログイン方法が分からない、 担当者しか復元できない、 必要なデータが保存されていない場合があります。

別のパソコンでデータを開き、 必要な情報を取り出せるか確認します。

紙の手順も用意する

停電や通信障害があると、 クラウド上の手順書を確認できない場合があります。

緊急連絡先、初動手順、 重要業務の手順などは、 必要な範囲で紙でも保管します。

8週目：取引先、保険、資金を確認する

自社に大きな被害がなくても、 仕入先、配送会社、委託先、 外部システムが止まると、 仕事を続けられないことがあります。

重要業務に関係する取引先を整理し、 緊急連絡先と代替候補を確認します。

取引先について確認すること

• 重要な仕入先を把握している
• 配送や物流の代替方法を確認している
• 一社だけに依存している業務を把握している
• 緊急時の連絡先を確認している
• 顧客への連絡担当者を決めている

休業中の資金を確認する

売上が止まっても、 給与、家賃、借入金の返済、 システム利用料などの支払いが 続く場合があります。

一か月、二か月、三か月休業した場合に、 どれくらいの資金が必要かを確認します。

保険の対象を確認する

事業用の保険に加入していても、 地震による建物、設備、在庫、 休業損失などが、 すべて補償されるとは限りません。

保険会社や代理店へ、 補償対象、免責金額、 保険金請求に必要な書類、 災害時の連絡先を確認します。

保険や税制、金融支援には 対象条件や期限があります。 実際に利用する際は、 制度を担当する公的機関、 金融機関、税理士、保険会社などへ 最新情報を確認してください。

9週目：安否確認を試す

まず、事前に日時を伝えたうえで、 安否確認メッセージを全従業員へ送ります。

最初の訓練では、 正しくできるかを評価するよりも、 連絡先や手順の不足を見つけることを目的にします。

訓練で確認すること

• 全員へメッセージが届いたか
• 従業員が返信方法を理解していたか
• 担当者が返信を集計できたか
• 返信がない人へ連絡できたか
• 経営者へ状況を報告できたか
• 担当者不在でも代理が対応できたか

連絡先が古い、 メッセージが長すぎる、 返信の形式が分かりにくいなどの問題があれば、 その場で修正します。

10週目：避難場所と備蓄品を確認する

次に、従業員と一緒に避難場所まで歩きます。

地図で確認するだけでは分からない、 狭い道路、古い塀、急な階段、 夜間に暗くなる場所などが見つかることがあります。

あわせて、 備蓄品の保管場所を全員で確認します。

備蓄品の確認内容

• 保管場所を全員が知っている
• 鍵や扉をすぐ開けられる
• 水と食料の期限が切れていない
• 携帯トイレの使い方が分かる
• 懐中電灯やラジオが動く
• モバイルバッテリーが充電されている
• 必要な物を取り出せる状態になっている

携帯トイレや発電機などは、 製品の説明書を読み、 平常時に安全な使い方を確認します。

発電機や燃焼器具は、 一酸化炭素中毒や火災の危険があるため、 屋内や換気の悪い場所で使用してはいけません。 必ず製品の注意事項を守ってください。

11週目：データ復旧と代替業務を試す

バックアップしたデータを、 通常とは別のパソコンで開きます。

担当者が不在という想定で、 代理担当者が必要なデータを取り出せるか確認します。

確認する内容

• ログイン情報を確認できる
• 多要素認証の手続きを行える
• 必要なデータが保存されている
• 別のパソコンでファイルを開ける
• 顧客や取引先の連絡先を確認できる
• 手順書を見ながら代理担当者が作業できる

あわせて、 事務所が使えない場合に、 自宅や別の場所から 最低限の仕事ができるかを確認します。

実際の顧客情報や機密情報を使う場合は、 情報漏えいが起きないよう、 通信環境、端末、閲覧権限を適切に管理してください。

12週目：経営判断の机上訓練を行う

最後に、実際の災害を想定して、 経営者と担当者が話し合う 机上訓練を行います。

机上訓練とは、 実際に建物から避難するのではなく、 想定した状況に対して、 誰が何を判断するかを話し合う訓練です。

話し合う質問

1. 最初の5分で何をするか
   身の安全、けが人、火災、避難の確認を行います。
2. 誰が安否を確認するか
   社内、外出中、在宅勤務の従業員を確認します。
3. 会社に残るか避難するか
   建物と周辺の情報を基に判断します。
4. 従業員を帰宅させるか
   交通や周辺の安全を確認します。
5. 取引先へ何を伝えるか
   確認できた事実と次回連絡時刻を伝えます。
6. 営業を休止するか
   安全とサービス提供の可否を基に判断します。
7. 翌日までに何を確認するか
   建物、設備、人員、データ、取引先を確認します。

正解を当てることが目的ではありません。 判断者が不明、 必要な連絡先がない、 情報が集まらないといった不足を見つけます。

13週目：結果を一枚の対応表にまとめる

90日間で確認した内容を、 災害時にすぐ見られる一枚の対応表へまとめます。

詳細な資料が別にあっても、 最初の行動が分かる短い資料を 入口として用意すると使いやすくなります。

対応表は、 経営者や総務担当者だけが持つのではなく、 必要な担当者へ共有します。

停電や通信障害に備えて、 紙でも保管してください。

個人情報や機密情報を含む場合は、 閲覧できる人と保管方法を決めます。

役割は一人に集中させない

小さな会社では、 総務担当者や社長一人に、 防災の役割が集中しやすくなります。

しかし、災害時にその人が不在、 けが、連絡不能となる可能性があります。

一人が複数の役割を持っても構いませんが、 主要な判断や連絡には、 必ず代理を決めてください。

費用をかける前に優先順位を決める

防災対策には、 費用がほとんどかからないものと、 設備投資が必要なものがあります。

不安を感じた直後に多くの商品を購入すると、 本当に必要な対策へ予算を使えないことがあります。

まず、命への影響、 発生する可能性、 仕事への影響を基に優先順位を決めます。

無料でできる対策には、 連絡先の更新、 棚の上の重い物の移動、 役割分担、 顧客向け連絡文の作成などがあります。

費用が必要な対策については、 事故や休業による損失と比較し、 段階的に実施します。

事業継続力強化計画の活用も検討する

中小企業庁には、 中小企業が取り組みやすい防災・減災計画として、 「事業継続力強化計画」の認定制度があります。

計画では、 自社が受ける可能性のある災害リスク、 初動対応、事業継続のための対策、 実施体制などを整理します。

認定を受けた中小企業には、 税制、金融、補助金審査上の加点などの 支援措置が用意されている場合があります。

ただし、 すべての会社がすべての支援を受けられるわけではありません。 会社の規模、設備、申請時期、計画内容などによって 条件が異なります。

また、制度の内容や期限は変更される場合があります。 申請や設備投資を行う前に、 中小企業庁や経済産業局などの公式情報で 最新の条件を確認してください。

90日後も見直しを続ける

防災計画は、 一度作れば終わりではありません。

従業員の入退社、 事務所の移転、 新しい設備やシステムの導入、 取引先の変更によって、 必要な対策は変わります。

災害や停電、 システム障害などを経験した場合は、 その内容も計画へ反映します。

見直す時期の例

• 年に一度の防災訓練の日
• 年度や事業計画の更新時
• 従業員が大きく増減したとき
• 事務所や店舗を移転したとき
• 新しい設備やシステムを導入したとき
• 重要な取引先が変わったとき
• 実際に災害や障害が発生した後

毎回すべてを作り直す必要はありません。 連絡先、担当者、備蓄期限、 重要業務、取引先を中心に確認します。

90日防災計画の一覧

• 1週目 会社と周辺の危険箇所を確認します。
• 2週目 安否確認方法、連絡手段、担当者を決めます。
• 3週目 避難、待機、帰宅の判断基準を決めます。
• 4週目 水、食料、携帯トイレなどを確認します。
• 5週目 重要な仕事を一つから三つに絞ります。
• 6週目 重要業務に必要な人、設備、情報を整理します。
• 7週目 データのバックアップと復元方法を確認します。
• 8週目 取引先、保険、休業中の資金を確認します。
• 9週目 安否確認訓練を行います。
• 10週目 避難経路と備蓄品を確認します。
• 11週目 データ復旧と代替業務を試します。
• 12週目 経営判断の机上訓練を行います。
• 13週目 結果を一枚の対応表にまとめます。

まとめ＋要約

• BCPは、難しい計画書ではなく、 災害時に人と仕事を守るための準備です。
• 最初の30日で、 危険箇所、安否確認、避難、備蓄を整えます。
• 31日目から60日目で、 重要業務、データ、取引先、資金を整理します。
• 61日目から90日目で、 安否確認、避難、復旧、経営判断を試します。
• 計画は一度で完成とせず、 訓練や事業の変化に合わせて見直します。

次の一手： 防災責任者と代理担当者を決め、 毎週30分の確認時間を予定へ入れましょう。

よくある質問