Executive Summary

• AIは文章の下書きが得意です。
• 長い情報の整理にも使えます。
• 表や数字の扱い方も相談できます。
• 正しさの確認は人が行います。
• 最初は低リスク業務で試します。

AIで何ができるかではなく、自社のどこで使えるかを考える

業務を棚卸しした後は、 書き出した仕事の中から、 どの部分にAIやパソコンを使えるかを考えます。

AIは、何でも自動で終わらせる道具ではありません。 しかし、文章の下書き、要点整理、案出し、分類、 表の作り方を考える作業などは得意です。

総務、営業、経営者、個人事業主が日常的に行っている パソコン業務の中には、 AIを使うことで負担を軽くできるものがあります。

本稿では、 AIを使いやすい仕事と、 人が確認すべき仕事を具体的に整理します。

最初から重要な判断や社外向けの正式文書に使うのではなく、 社内向けの文章や、 自分で正しさを確認できる仕事から始めましょう。

1．文章を作る仕事

生成AIが最も使いやすいのは、 文章の下書きを作る仕事です。

文章を書く仕事では、 実際に文字を入力する時間よりも、 「何を書けばよいか」 「どのような順番で伝えるか」を考える時間が長くなることがあります。

AIに最初の案を作らせることで、 白紙の状態から考える負担を減らせます。

総務で使いやすい文章作成

• 社内通知の下書き
• 研修案内の作成
• 求人原稿の下書き
• 社内ルールの説明文
• 手続き案内の書き直し
• よくある質問への回答案
• 休業日や営業時間変更のお知らせ
• 社員向けアンケートの質問案

例えば、 就業ルールや申請手順の説明が難しい場合は、 元の文章をAIへ入力し、 「専門用語を減らして、新入社員にもわかるように書き直してください」 と依頼できます。

ただし、 就業規則や法律に関わる正式な内容は、 元の文書と照らし合わせて確認してください。

営業で使いやすい文章作成

• 訪問後のお礼メール
• 商品やサービスの案内文
• 提案書の構成案
• 見込み客向けの説明文
• 商談後の確認メール
• 問い合わせへの返信案
• 見積書へ添える説明文
• 休眠顧客への連絡文

営業メールでは、 相手の業種、相談内容、提案したいこと、 次に取ってほしい行動を伝えると、 より具体的な下書きになります。

経営者や個人事業主が使いやすい文章作成

• ブログ記事の構成
• SNS投稿の下書き
• 商品やサービスの説明文
• お客様への案内
• セミナーの告知文
• 新しい企画の案出し
• 事業紹介文の書き直し
• よくある相談への回答文

自分の頭の中には内容があっても、 読み手に伝わる形へ整理するのが難しいことがあります。

その場合は、 箇条書きのメモをAIへ渡し、 文章の順番を整えてもらう使い方ができます。

2．AIへ何を伝えれば、使いやすい文章になるのか

AIに「文章を作ってください」とだけ伝えると、 一般的で、自社らしさのない内容になりやすくなります。

次の五つを伝えると、 回答が具体的になります。

1. 誰に伝えるのか
2. 何を伝えるのか
3. 読んだ後に何をしてほしいのか
4. どのくらいの長さにするのか
5. どのような言葉遣いにするのか

指示が少ない例

夏季休業のお知らせを作ってください。

この指示でも文章は作れますが、 誰向けなのか、 休業期間はいつなのか、 何をしてほしいのかがわかりません。

具体的な指示の例

既存のお客様に送る夏季休業の案内メールを作ってください。

休業期間は8月10日から8月15日です。 8月16日から通常営業します。

急ぎの注文は8月8日までに連絡してほしいと伝えてください。 丁寧で、堅すぎない文章にしてください。 200字以内でお願いします。

このように、 必要な情報を具体的に伝えることで、 修正しやすい文章が作られます。

回答を調整するための追加指示

一度で希望どおりの文章にならなくても問題ありません。

次のように追加で伝えることで、 内容を調整できます。

• もう少し短くしてください
• 専門用語を減らしてください
• 親しみやすい表現にしてください
• 経営者向けの文章にしてください
• 箇条書きにしてください
• 最初に結論を書いてください
• 不明な点は推測せず、要確認と書いてください
• 強い表現を避けてください

AIへの指示は、 一度で完璧な文章を作らせるための命令ではありません。

会話をしながら、 自分が使いやすい形へ整えていくものと考えてください。

3．情報を整理する仕事

AIは、 長い文章や複数の意見を、 読みやすい形へ整理する補助にも使えます。

日々の仕事では、 情報を読むだけでなく、 重要な部分を抜き出し、 誰かへ伝え直す作業が多くあります。

例えば、次のような仕事です。

• 会議メモから決定事項を抜き出す
• 長い文章を短くまとめる
• 複数の意見を項目別に分ける
• アンケート回答を種類別に整理する
• 日報から重要な報告を探す
• マニュアルを初心者向けに書き直す
• 問い合わせ内容を分類する
• 複数の資料から確認事項を洗い出す

会議メモを整理する例

会議中に取ったメモを、 次の項目に分けて整理できます。

• 決まったこと
• まだ決まっていないこと
• 担当者
• 期限
• 次回までの確認事項

AIへは、次のように依頼できます。

次の会議メモを整理してください。

「決定事項」「担当者」「期限」「未決定事項」 「次回までの確認事項」に分けてください。

メモに書かれていない内容は推測せず、 「記載なし」としてください。

「推測しない」と伝えることで、 書かれていない情報を補ってしまう危険を減らせます。

アンケート回答を整理する例

お客様や社員から集めた自由記述を、 次のような項目に分類できます。

• 商品への要望
• 価格への意見
• 説明不足
• 対応への評価
• 使いにくさ
• その他

ただし、 氏名、住所、メールアドレス、 社員番号などの個人情報は削除してから扱ってください。

4．数字や表を扱う仕事

AIは、 数字を計算するだけでなく、 「どのような表を作ればよいか」 「何を比べればよいか」を考える補助にも使えます。

表計算ソフトが苦手な場合でも、 やりたいことを文章で説明すると、 必要な項目や関数の考え方を提案してもらえます。

AIへ相談できる内容

• 売上管理表に必要な項目を考える
• 毎月の経費を分類する方法を考える
• 顧客一覧表の項目を整理する
• 表計算ソフトの関数を説明してもらう
• アンケート集計表の形を考える
• 月ごとの増減を説明する文章を作る
• 在庫管理表の項目を考える
• 作業時間の記録表を作る

売上管理表について相談する例

小規模な事業者向けの売上管理表に必要な項目を考えてください。

月ごとの売上、顧客名、商品名、入金状況を確認したいです。 表計算ソフトが苦手な人でも使いやすい形にしてください。

このように相談すると、 日付、顧客名、商品名、金額、入金予定日、 入金確認などの項目案が出てきます。

そのまま使うのではなく、 自社に必要な項目だけを残してください。

表計算ソフトの関数を相談する例

表計算ソフトで、 A列の日付が今月のものだけを対象にして、 C列の売上を合計したいです。

初心者にもわかるように、 使う関数と入力方法を説明してください。

AIは関数の候補や使い方を説明できます。

ただし、 表計算ソフトの種類や設定によって、 関数の書き方が異なる場合があります。

実際の表で結果が合っているかを確認してください。

5．会議や打ち合わせに関する仕事

会議そのものよりも、 会議前の準備や会議後の整理に、 多くの時間がかかっていることがあります。

AIは、 会議の判断をすることはできませんが、 準備や記録の整理を手伝えます。

会議前に使えること

• 議題の整理
• 確認すべき質問の案出し
• 過去の課題の要約
• 参加者向け案内文の作成
• 会議資料の構成案作成
• 意思決定に必要な項目の洗い出し

会議後に使えること

• 議事録の下書き
• 決定事項の一覧化
• 担当者と期限の整理
• 未解決課題の整理
• 参加者への確認メール作成
• 次回会議の議題案作成

会議記録をAIへ入力する場合は、 取引先情報、個人情報、 未公開の経営情報などが含まれていないか確認してください。

機密性の高い会議では、 利用するAIサービスや社内ルールを確認せずに 内容を入力してはいけません。

6．問い合わせ対応やお客様対応

お客様からの問い合わせには、 同じような質問が繰り返し寄せられることがあります。

AIを使うことで、 質問内容を整理したり、 返信案を作ったりできます。

補助しやすい仕事

• 問い合わせ内容の要約
• 質問の種類分け
• 返信文の下書き
• よくある質問集の作成
• 難しい説明の書き直し
• 回答に必要な確認事項の一覧化

例えば、 お客様から長い問い合わせが届いた場合、 次のように整理を依頼できます。

次の問い合わせ内容を、 「お客様が困っていること」 「確認が必要なこと」 「回答案」に分けて整理してください。

書かれていない情報は推測しないでください。

ただし、 苦情、返金、契約、値引き、 安全性に関わる回答は、 AIだけで決めてはいけません。

AIには整理や下書きを任せ、 最終的な判断と送信は人が行います。

7．マニュアルや社内資料を作る仕事

「仕事のやり方を説明できる人が一人しかいない」 「引き継ぎのたびに口頭で説明している」 という会社は少なくありません。

AIは、 担当者のメモや箇条書きを、 マニュアルの下書きへ整える補助に使えます。

マニュアル作成の流れ

1. 担当者が作業手順を箇条書きにする
2. AIに読みやすい順番へ整理させる
3. 注意点や例外を人が追加する
4. 実際に別の人が手順どおりに試す
5. 不足部分を修正する

AIへは、 次のように依頼できます。

次の箇条書きを、 初めて担当する人向けの業務手順書にしてください。

「準備するもの」 「作業手順」 「確認すること」 「注意点」に分けてください。

書かれていない手順は追加せず、 不明な部分は「要確認」としてください。

AIが作った手順書は、 必ず実際の担当者が確認してください。

AIは現場の例外や、 長年の経験から行っている細かな確認を知らないためです。

8．案を考える仕事

AIは、 答えを一つに決める仕事だけでなく、 考えの選択肢を増やす仕事にも使えます。

例えば、次のような案出しです。

• ブログ記事のテーマ案
• SNS投稿のテーマ案
• 新しいサービスの案
• お客様への提案方法
• 社内改善の案
• 採用活動の案
• セミナーの内容案
• よくある質問の候補

ただし、 AIが出した案が、 自社のお客様に本当に求められているとは限りません。

AIは、 考える材料を増やす補助役です。

最終的には、 お客様の声、 自社の強み、 予算、 実行できる人員などを踏まえて判断します。

新しい企画を考える例

地域の中小企業向けに、 パソコンが苦手な人でも参加できる AI活用セミナーの内容案を10個出してください。

専門用語を避け、 日常業務にすぐ使えるテーマにしてください。

出てきた案をそのまま採用するのではなく、 実際のお客様からよく聞かれる悩みと照らし合わせます。

9．AIに任せないほうがよい仕事

AIは便利ですが、 すべての仕事に向いているわけではありません。

特に、 人の人生、会社の責任、 大きな金額、 法律や安全に関わる判断は、 AIの回答だけで決めてはいけません。

AIだけで決めない仕事

• 採用や不採用の最終判断
• 解雇や人事評価の決定
• 融資や投資の判断
• 税務、法律、労務の最終判断
• 契約内容の確定
• 医療や安全に関する判断
• 苦情対応の最終回答
• 価格や取引条件の決定
• 返金や賠償の判断
• 経営上の重要な意思決定

これらの仕事でも、 情報整理、論点の洗い出し、 質問案の作成などにAIを使える場合はあります。

ただし、 専門家や責任者が判断するための補助にとどめます。

AIが自信のある表現で回答していても、 内容が正しいとは限りません。

「わかりやすく答えていること」と 「事実として正しいこと」は別です。

10．入力してよい情報と、入力してはいけない情報

AIを業務で使うときは、 入力する情報に注意が必要です。

便利だからといって、 お客様や会社の重要情報を そのまま入力してはいけません。

安易に入力してはいけない情報

• お客様の氏名、住所、電話番号
• メールアドレスや生年月日
• 従業員の個人情報
• 未公開の売上や利益
• 取引先との契約内容
• 見積金額や仕入れ条件
• 社内パスワード
• 公開前の商品情報
• 自社独自の技術や製造方法
• 取引先から預かっている秘密情報

試しやすい情報

• 個人を特定できない例文
• 自社で公開済みの情報
• 架空の会社名や人物名へ置き換えた文章
• 一般的な社内通知の例
• 機密性のない業務手順
• 自分で作った練習用データ

業務で継続的に使う場合は、 利用するAIサービスの規約、 入力情報の保存や利用方法、 管理者向けの機能などを確認してください。

社内で使うサービスを決め、 入力してよい情報と禁止する情報を 一枚のルールにまとめることも大切です。

11．最初に試しやすい五つの業務

何から始めればよいか迷う場合は、 次の五つから選んでください。

1. 社内向けのお知らせ文
2. 会議メモの要点整理
3. 定型メールの下書き
4. ブログやSNSの案出し
5. マニュアルの書き直し

これらは、 人が完成内容を確認しやすく、 間違いがあっても送信や公開の前に修正できます。

最初の業務を選ぶ条件

• 毎週または毎月発生している
• 文章作成や情報整理が中心である
• 正しいか人が確認できる
• 個人情報や機密情報を含まない
• 作業時間を測れる
• 失敗しても大きな問題にならない

最初から、 売上や契約に直接関わる仕事を選ぶ必要はありません。

まずは社内向けの短い文章など、 安全に試せる仕事から始めてください。

12．実際に一つ試してみる

例えば、 社内向けの会議案内を作る仕事で試します。

これまでの作り方

1. 前回の案内メールを探す
2. 日付や場所を修正する
3. 議題を追加する
4. 文章を読み直す
5. 参加者へ送る

この作業に20分かかっているとします。

AIを使った作り方

1. 必要な情報を箇条書きにする
2. AIへ案内文の作成を依頼する
3. 日付、場所、参加者、議題を確認する
4. 自社の言葉へ整える
5. 参加者へ送る

AIへの指示例は次のとおりです。

社内会議の案内メールを作ってください。

日時は7月20日午前10時、 場所は本社会議室です。

議題は今月の売上確認と、 来月の営業計画です。

参加者には、 前日までに営業報告を提出してもらいます。

丁寧で簡潔な文章にしてください。

作業後は、 以前の時間と比べます。

時間が短くなり、 内容の間違いも増えていなければ、 継続して使う候補になります。

反対に、 修正に時間がかかりすぎる場合は、 AIへの指示や対象業務を見直します。

まとめ＋要約

• AIは文章の下書きや要点整理に向いています。
• 誰向けか、目的、長さ、言葉遣いを伝えると回答が改善します。
• 表や数字の扱い方を考える補助にも使えます。
• 個人情報や機密情報は安易に入力しません。
• 重要な判断、事実確認、最終確認は人が行います。

次の一手： 社内向けの短い文章を一つ選び、 AIで下書きを作ってください。

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