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営業・購買がすぐ整える運用チェックリスト—発注明示／60日以内支払／価格協議の記録

営業・購買がすぐ整える運用チェックリスト—発注明示／60日以内支払／価格協議の記録

営業・購買がすぐ整える運用チェックリスト—発注明示／60日以内支払／価格協議の記録

2日目は「現場で回す仕組み」。
営業・購買・経理が共通で使えるテンプレと話法、60日以内支払・手形禁止・年14.6%を前提とした運用に落とし込みます。


発注明示テンプレ（メール・書面）

合意事項は書面／メール等で明示し、メールスレッドごとPDF化して保存します。


件名・本文の例（コピー可）

件名：発注明細（案件名／発注日／検収予定日）
本文：
① 給付内容：
② 代金額（内訳）：
③ 支払期日：受領日から○○日以内（原則60日以内）
④ 支払方法：振込（手形は利用しません）
⑤ 検収方法・受領日の定義：
⑥ 再委託の取扱い：
⑦ 知的財産の帰属：
⑧ 連絡窓口：
添付：発注書PDF／条件合意メールの抜粋PDF

ポイント：検収・受領日の定義は曖昧にしない。期日起算のズレを防ぎます。

支払運用：60日以内／手形禁止／遅延利息

  • 支払期日：受領から60日以内かつできる限り短い期間で統一
  • 支払手段：手形は禁止。期日まで満額を得られない決済も不可
  • 遅延利息：遅延・減額時は年14.6%を規程と契約に明記

社内チェックリスト

  • [ ] 取引基本契約を改訂（60日以内／手形禁止／14.6%）
  • [ ] 受領日をERP・台帳で一本化して管理
  • [ ] 支払サイトの例外は承認フロー必須

価格協議：記録の作り方とNG→OK話法

「協議に応じない一方的な決定」を避けるため、協議の事実と内容を残します。

協議メモ（テンプレ）

協議申出日／参加者：
相手の根拠（原材料・人件費・物流 等）：
自社の回答期限・根拠：
合意／再協議／不合意：
結果通知（メール）・保管先：

NG→OK話法（営業向け）

NG：「当社の規程ですのでこの価格です」

OK：「直近3か月の原材料指数の上昇分と歩留り改善策を共有します。差額について〇日までに再協議の場をいただけますか」

NG：「支払は手形でお願いします」

OK：「支払は受領後〇日以内の振込で統一しています。期日と入金方法を本メールで明示します」

証跡と2年保存：最低限のフォルダ設計

  • 保存対象：発注明示、契約・注文書、検収記録、支払記録、協議ログ
  • 命名例：案件ID_YYYYMMDD_文書種別.pdf
  • 保存場所：DMS／共有ドライブ（案件IDで紐づけ）

まとめ

  • 条件はメール等で明示→PDF保存が基本
  • 60日以内支払・手形禁止・14.6%は運用で担保
  • 協議は記録で守る（メモ＋結果通知）

FAQ

Q1. 協議の証跡はメールだけで十分？
メール要約＋添付のセットで管理を。会議メモもPDF化し、案件フォルダに集約します。
Q2. 期日が60日を超える依頼を取引先から受けた場合は？
原則として是正。例外が必要な場合は社内承認フローと相手方の合理的根拠を文書化します。
Q3. 既存契約の見直しは誰が主導？
法務・経理・営業の三者で行い、顧客コミュニケーションは営業が統一メッセージで担う体制がスムーズです。

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